Custodia de los Registros Contables en América Central
Cuando se regula la obligación de las personas jurídicas de llevar registros contables y documentación de respaldo, así como la custodia de estos por parte de los agentes locales que las representan.
Custodia de los Registros Contables en América Central
Custodia de los Registros Contables en América Central: El Caso de Panamá
La Ley 52 de 2016, modificada por la Ley 254 de 2021 en Panamá, regula la obligación de las personas jurídicas de llevar registros contables y documentación de respaldo, así como la custodia de estos por parte de los agentes residentes (que, en ese país, sólo lo puede ser un abogado). La Ley 254 introduce ajustes en materia de transparencia fiscal internacional y prevención de delitos financieros, incluyendo el lavado de capitales y financiamiento del terrorismo.
Más tarde, el Órgano Ejecutivo emitió el Decreto Ejecutivo No. 177 de 30 de diciembre de 2024 (el “Reglamento”), que regula la Ley 52 modificada por la Ley 254. En su artículo 2, establece que las disposiciones contenidas en la Ley y en el Reglamento aplican, respectivamente, a toda sociedad, así como a cualquier fundación de interés privado, constituidas de acuerdo con las leyes de la República de Panamá, que no realicen operaciones que se perfeccionen, consuman o surtan sus efectos dentro de la República de Panamá, así como aquellas que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos, dentro y/o fuera del territorio panameño.
Por ello, quedan exceptuadas, dice el artículo 3, del cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley y en el Reglamento, respectivamente, las siguientes personas jurídicas, a saber:
Las que sean contribuyentes fiscales en la República de Panamá;
Las que estén listadas en una bolsa de valores local y/o internacional reconocida;
Las que sean de propiedad de un organismo internacional, multilateral o de un Estado; y,
Las que sean armadores o fletadores de naves inscritas exclusivamente bajo servicio internacional de la Marina Mercante de la República de Panamá.
La principal modificación que hace la Ley 254 (artículo 17 en adelante) a la Ley 52 consiste en establecer la obligación de proporcionar anualmente al agente residente de la persona jurídica, los registros contables y documentos de soporte, en original o copia, dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento de cada año fiscal, es decir, a más tardar el 30 de abril de cada año.
Obligación que la Ley 254 de 2021 extiende no solamente a las personas jurídicas que no realicen operaciones en Panamá, sino también a aquellas que únicamente posean activos ya sea dentro o fuera de Panamá (véase más adelante).
Los registros contables son aquellos que indiquen de forma clara y precisa las operaciones, tanto contables como financieras, de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio, así como que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud razonable en todo momento y permitan la elaboración de estados financieros.
Documentación de respaldo se define como aquella que incluye los contratos, facturas, recibos y/o cualquiera otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica.
Como se ha dicho antes, los registros contables deben mantenerlos las personas jurídicas aunque únicamente posean activos (no realicen operaciones comerciales), como establece el artículo 17 de la Ley 254. Así, las personas jurídicas que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos (inmuebles, acciones, cuotas de participación, cuentas bancarias, cuentas de inversión, entre otros) deberán proveer al agente residente, como registros contables, un documento que contenga la siguiente información:
El valor de los activos;
Los ingresos que generan dichos activos; y
Los pasivos relativos a dichos activos.
La información podrá suministrarse con la entrega anual al agente residente de un balance general que contenga el monto del activo, pasivo e ingresos de la persona jurídica relativos al periodo fiscal anterior.
Los registros contables serán mantenidos por el agente residente bajo estricta confidencialidad, a menos que medie un requerimiento de una autoridad competente de la República de Panamá, conforme a las leyes aplicables.
Los registros contables y documentos de soporte originales pueden mantenerse en cualquier parte del mundo, en poder de la persona jurídica; o en Panamá, bajo custodia del agente residente.
De mantenerse fuera de las oficinas del agente residente, la persona jurídica está obligada a informar al agente residente, anualmente y por escrito, la dirección física donde éstos están así como el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene bajo su custodia los registros contables originales y la documentación de respaldo.